1. Was sind KI-Projekte?

 

Stellen Sie sich vor, Sie müssten einem neuen Mitarbeiter bei jedem Gespräch erneut erklären, wer Sie sind, was Ihr Unternehmen macht und wie Sie schreiben möchten. Genauso funktioniert KI ohne Projekte: Jede Unterhaltung beginnt bei null.

 

KI-Projekte schaffen einen dauerhaften Kontext-Speicher innerhalb Ihrer KI-Anwendung. Sie legen einmalig fest, was die KI über Sie, Ihr Projekt und Ihre Ziele wissen soll – und diese Information steht in jedem neuen Gespräch innerhalb dieses Projekts automatisch zur Verfügung.

 

 

 

Das Grundprinzip:

 

▸  Einmalig einrichten – Firmendaten, Schreibstil, Hintergrundwissen, Dokumente

 

▸  Dauerhaft verfügbar – kein erneutes Erklären in jeder Unterhaltung

 

▸  Thematisch organisiert – verschiedene Projekte für verschiedene Aufgabenfelder

 

 

 

2. Wo finde ich KI-Projekte?

 

Die meisten großen KI-Anwendungen bieten diese Funktion – wenn auch unter leicht unterschiedlichen Namen und mit kleinen Unterschieden im Funktionsumfang.

 

 

 

KI-Tool	Name der Funktion	Wo zu finden
ChatGPT	Projekte (Projects)	Linke Seitenleiste → „Projekte"
Claude	Projekte (Projects)	Linke Seitenleiste → „Projekte"
Gemini	Gems	Menü → „Gems" – eigene KI-Assistenten mit Anweisungen
Microsoft Copilot	Copilot-Agents	Copilot Studio oder Copilot-App

 

 

 

Hinweis: Für Projekte benötigen Sie in der Regel ein kostenpflichtiges Konto oder ein Firmen- bzw. Bildungskonto. In kostenlosen Tarifen ist die Funktion oft eingeschränkt oder nicht verfügbar.

 

 

 

3. Was kann ich mit KI-Projekten machen?

 

A) Hintergrundwissen hinterlegen

 

Sie schreiben einmalig, was die KI über Sie und Ihren Kontext wissen soll – zum Beispiel: Branche, Zielgruppe, typische Aufgaben, bevorzugter Schreibstil oder häufig verwendete Begriffe. Diese Informationen muss die KI nie wieder erneut fragen.

 

B) Dokumente hochladen

 

Viele KI-Tools erlauben es, Dateien direkt ins Projekt zu laden: Preislisten, Handbücher, Produktbeschreibungen, Musterverträge oder FAQs. Die KI kann diese Inhalte in jeder Unterhaltung nutzen – ganz ohne erneutes Hochladen.

 

C) Eigene Anweisungen festlegen

 

Sie definieren, wie die KI antworten soll: kurz oder ausführlich, formell oder locker, immer auf Deutsch, immer mit konkreten Beispielen – was auch immer Ihrer Arbeitsweise entspricht.

 

D) Gespräche organisiert halten

 

Alle Unterhaltungen innerhalb eines Projekts sind gebündelt und leicht auffindbar. So verlieren Sie nicht den Überblick, wenn Sie verschiedene Themen parallel bearbeiten.

 

 

 

Typische Einsatzbeispiele:

 

▸  Marketing: Firmensprache, Zielgruppen und Produkttexte als dauerhafter Kontext

 

▸  HR: Stellenbeschreibungen, Unternehmenskultur, Muster-Anschreiben

 

▸  Vertrieb: Preislisten, Produktinfos und häufige Einwände im Projektwissen

 

▸  Schulung: Kursinhalte und Lernziele für jedes Seminar separat ablegen

 

▸  Persönlich: Eigener Schreibstil, bevorzugte Formate, wiederkehrende Aufgaben

 

 

 

4. Schritt für Schritt: Ihr erstes Projekt anlegen

 

Schritt 1: Neues Projekt erstellen

 

Suchen Sie in der linken Seitenleiste oder im Menü nach „Projekte" bzw. „Projects". Klicken Sie auf „Neues Projekt" oder das +-Symbol.

 

Schritt 2: Projektnamen vergeben

 

Wählen Sie einen klaren, eindeutigen Namen – zum Beispiel: „Marketing Texte", „Kundenkommunikation" oder „Seminarunterlagen".

 

Schritt 3: Anweisungen / Hintergrundinfo eingeben

 

Tragen Sie ein, was die KI dauerhaft wissen soll. Mögliche Inhalte:

 

     •  Wer Sie sind und was Ihr Unternehmen macht

 

     •  Für wen Sie schreiben oder arbeiten

 

     •  Welchen Ton die KI verwenden soll (formell, locker, fachlich…)

 

     •  Was die KI bevorzugen oder vermeiden soll

 

Schritt 4: Dokumente hochladen (optional)

 

Laden Sie relevante Dateien hoch: PDF, Word, Excel oder Textdateien. Die KI liest diese Dokumente und kann bei Fragen jederzeit darauf zugreifen.

 

Schritt 5: Erste Unterhaltung starten

 

Starten Sie ein neues Gespräch innerhalb des Projekts – die KI kennt nun automatisch Ihren Kontext. Kein erneutes Briefing nötig.

 

Schritt 6: Projekt weiterentwickeln

 

Ergänzen Sie Dokumente und Anweisungen, wenn sich Ihre Arbeit verändert. Ein gutes Projekt wächst mit Ihren Anforderungen.

 

 

 

5. Tipps für die Praxis

 

▸  Weniger ist mehr: Starten Sie mit 5–10 Sätzen Hintergrundinfo. Sie können jederzeit ergänzen.

 

▸  Separate Projekte für separate Themen: Mischen Sie keine unzusammenhängenden Aufgaben. Lieber mehrere kleine als ein überladenes Projekt.

 

▸  Anweisungen testen: Stellen Sie nach dem Einrichten eine typische Frage und prüfen Sie, ob die KI den Kontext korrekt versteht.

 

▸  Dokumente aktuell halten: Wenn sich Preislisten oder Handbücher ändern, ersetzen Sie auch die Version im Projekt.

 

▸  Datenschutz beachten: Laden Sie keine vertraulichen Kundendaten oder Passwörter hoch. Klären Sie vorher die Richtlinien Ihres Unternehmens.

 

 

 

Fazit

 

KI-Projekte verwandeln eine generische KI-Anwendung in Ihren persönlichen digitalen Assistenten. Einmal gut eingerichtet, sparen Sie bei jeder Unterhaltung Zeit – und erhalten konsistentere, passgenaue Antworten. Der Aufwand für die Einrichtung zahlt sich bereits nach wenigen Nutzungen aus.