OneNote: Diktieren und Transkribieren

Kennst Du das? Du bist unterwegs, die Hände sind beschäftigt, oder Du sitzt in einem wichtigen Meeting und möchtest schnell und unkompliziert Ideen, Beobachtungen oder Besprechungsinhalte festhalten. Tippen ist da oft keine Option, oder es dauert einfach zu lange. Was wäre, wenn Du Deine Stimme nutzen könntest, um Notizen direkt in OneNote zu verwandeln?

Genau das ist möglich und kann Deinen Workflow revolutionieren. OneNote bietet Dir zwei mächtige Werkzeuge, um gesprochene Sprache in Text umzuwandeln: das Diktieren und das Transkribieren. Beide haben ihre Stärken und Einsatzbereiche. Lass uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie Du diese Funktionen optimal für Deine Arbeit nutzt und welche Unterschiede sie ausmachen.

 

Diktieren: Schnelle Sprachnotizen in Echtzeit

Stell Dir vor, Du bist auf der Baustelle, als Bauleiter, und kannst nicht ständig Dein iPad in die Hand nehmen. Oder Du hast einfach schnell einen Gedanken, den Du nicht vergessen willst. Hier glänzt das Diktieren.

Was ist Diktieren? Im Grunde ist es die Echtzeit-Umwandlung Deiner gesprochenen Worte in geschriebenen Text. Du sprichst, und OneNote schreibt mit. Das ist super schnell und erspart Dir das Tippen.

Wie funktioniert es in OneNote? Du findest die Diktierfunktion typischerweise im Menüband unter Start. Ein Klick darauf (oder das Tastenkürzel Alt + Ö in OneNote für Windows/Online) aktiviert ein kleines Menü mit einem pulsierenden Mikrofon-Symbol. Du hörst ein Signal, und OneNote ist bereit zuzuhören. Alles, was Du nun sprichst, erscheint sofort als Text auf Deiner aktuellen Seite. Mit einem Klick auf den Mikrofon-Button beendest Du die Aufnahme.

 

Auf verschiedenen Geräten:

• Am PC/Laptop: Hier ist es die klassische Anwendung, ideal für Notizen während der Arbeit oder beim Recherchieren.
• Auf dem iPad: Du aktivierst es über das Mikrofonsymbol auf der Bildschirmtastatur oder doppeltes Drücken der [control]-Taste auf einer verbundenen Tastatur. Der Text landet im aktuellen Notizcontainer.
• Auf dem Smartphone: Über die Tastatur Deines Smartphones (Android oder iOS) findest Du ebenfalls ein Mikrofon-Symbol. Tippe darauf, sprich Deine Notiz, und sie wird sofort transkribiert und als bearbeitbarer Text in OneNote eingefügt. Dieser Text ist dann auch direkt in der OneNote-Suche indexiert. Das ist wie eine transkribierte Sprachnachricht, die sofort als Text vorliegt.
• Auf der Apple Watch: Ein Anwender aus den Quellen hat dies getestet und festgestellt, dass es grundsätzlich möglich ist. Die Uhr transkribiert in Echtzeit. Kurze Sätze und gängige Wörter funktionieren gut und synchronisieren schnell mit dem iPhone und dann weiter mit dem Laptop. Sogar in einer simulierten lauten Umgebung (Radio laut aufgedreht im Auto) funktionierte die Transkription auf der Uhr noch gut.

 

Wichtige Punkte beim Diktieren:

• Du brauchst ein Mikrofon und eine zuverlässige Internetverbindung.
• Synchronisation: Nach dem Diktieren auf der Uhr erscheint die Notiz schnell auf dem iPhone, vermutlich über Bluetooth, und dann auf anderen Geräten per Internet. Bei fehlender Internetverbindung kann die Synchronisation natürlich nicht erfolgen.
• Genauigkeit: Bei gängigen Wörtern und kurzen Sätzen ist die Transkription gut. Bei lauten Umgebungen kann es schwieriger sein, aber in einem Test funktionierte es trotz Lärm überraschend gut. Deutliches Sprechen hilft immer.
• Länge der Notizen: Kürzere Notizen scheinen problemlos zu synchronisieren. Bei längeren Notizen (im Test über 100 Wörter) gab es Synchronisationsprobleme; die Notiz erschien auf der Uhr, aber nicht auf dem Telefon, verschwand nach einem Neustart sogar von der Uhr. Es scheint, als könnten längere Notizen die Verbindung blockieren.
• Speicherort: Diktierte Notizen landen standardmäßig im Notizbuch für Kurznotizen, identifiziert durch die ersten Worte statt eines Titels. Du kannst sie später neu anordnen.
• Befehle: Du kannst Kommandos für Satzzeichen (z. B. "Punkt", "Komma") oder "Neuer Absatz" verwenden. Formatierungsbefehle wie Fett oder Unterstreichen sind nur in der Webversion verfügbar.
• "Freihändig": Mit der Apple Watch ist es zwar freihändig im Sinne, dass Du kein Gerät halten musst, aber Du musst jedes Mal aktiv auf der Uhr das Diktat starten.

 

Zusammenfassend: Diktieren ist fantastisch für schnelle, spontane Notizen, besonders wenn Tippen umständlich ist. Denk daran, dass bei mobilen Geräten die Synchronisation von der Verbindung abhängt und sehr lange Diktate manchmal Tücken haben können.

 

Transkribieren: Besprechungen und Interviews dokumentieren

Transkribieren ist ein anderes Kaliber und weniger für schnelle, einzelne Gedanken gedacht. Hier geht es darum, längere Audioaufnahmen in Text umzuwandeln. Stell Dir vor, Du protokollierst ein Meeting oder führst ein Interview – mit Transkribieren hast Du schnell ein verschriftlichtes Protokoll.

 

Was ist Transkribieren? Es ist der Prozess der Konvertierung von aufgezeichneter Sprache oder Audioinhalten in schriftlichen Text. Im Gegensatz zum Diktieren, das in Echtzeit funktioniert, wird hier eine fertige Audioaufnahme (oder eine während der Aufnahme parallel erstellte Aufzeichnung) im Nachhinein in Text umgewandelt. Die Funktion kann sogar verschiedene Sprecher identifizieren und trennen.

 

Wie funktioniert es in OneNote? Du findest die Transkribieren-Funktion in der Windows-Desktop-Version von OneNote. Sie ist im Menüband unter Start oder Einfügen zu finden. Wenn Du darauf klickst, öffnet sich ein Bereich mit dem Titel "Transcribe" auf der rechten Seite.

 

Hier hast Du zwei Möglichkeiten:

1. Direkt in OneNote aufnehmen: Du wählst "Aufzeichnung starten". OneNote zeichnet im Hintergrund auf, während Du sprichst oder ein Gespräch stattfindet. Du siehst den Text nicht sofort, wie beim Diktieren. Wenn Du fertig bist, wählst Du "Jetzt speichern und transkribieren". OneNote lädt die Aufnahme in die Cloud (OneDrive) hoch und startet die Transkription.
2. Audiodatei hochladen: Du kannst auch eine bereits bestehende Audiodatei im Format WAV, MP4, M4A oder MP3 hochladen.

 

Nach der Transkription: Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erscheint das Transkript im Transkribieren-Bereich. Du kannst die Aufnahme über die Wiedergabesteuerelemente anhören. Der Text wird dabei synchron hervorgehoben. Du kannst direkt zum relevanten Audioteil springen, indem Du auf einen Zeitstempel klickst.

 

Bearbeiten und Anpassen: Die Spracherkennung ist gut, aber nicht immer perfekt. Du kannst Fehler im Transkript einfach korrigieren. Auch die erkannten Sprecher ("Sprecher 1", "Sprecher 2" usw.) kannst Du umbenennen und fehlerhafte Zuordnungen korrigieren.

 

Zum Notizbuch hinzufügen: Wenn das Transkript passt, kannst Du es zur aktuellen OneNote-Seite hinzufügen. Du hast die Wahl, ob nur der Text oder auch die Sprecherbezeichnungen und Zeitstempel übernommen werden sollen. Das Transkript wird als normaler, bearbeitbarer Text auf der Seite abgelegt.

 

Einzigartiges Feature: Transkribieren + Freihand Das Besondere in OneNote ist die Kombination von Transkribieren und Freihand. Wenn Du während einer Aufnahme mit Deinem digitalen Stift handschriftliche Notizen oder Skizzen machst, werden diese parallel zur Audioaufnahme aufgezeichnet. Beim späteren Abspielen der Audioaufnahme siehst Du, wie Deine Freihand-Eingaben Schritt für Schritt synchron erscheinen.

 

Das ist extrem nützlich:

• Du kannst genau nachvollziehen, was gesagt wurde, als Du Dir eine bestimmte Notiz gemacht oder etwas skizziert hast.
• Kollegen können sich anhören, wie eine Skizze im Meeting erklärt wurde, während sie sehen, wie sie entstanden ist.
• Als Protokollant kannst Du überprüfen, ob Deine Notizen zum Gesagten passen.

 

Wichtige Punkte beim Transkribieren:

• Verfügbarkeit: Derzeit primär in der Windows-Desktop-Version von OneNote. Es erfordert ein Microsoft 365-Abonnement.
• Speicherort: Die Audioaufnahmen (.wav) werden im Ordner "Transkribierte Dateien" in Deinem OneDrive gespeichert. Dort kannst Du sie auch verwalten. Das Transkript selbst ist mit der OneNote-Seite verknüpft.
• Limits: Du kannst nur ein Transkript pro OneNote-Seite speichern. Bei hochgeladenen Audiodateien gibt es für Microsoft 365-Abonnenten ein Limit von 300 Minuten pro Monat.
• Rechtliches: Bevor Du Aufnahmen von anderen Personen machst, hole Dir unbedingt deren Einverständnis ein. Das ist selbstverständlich.

 

Diktieren vs. Transkribieren: Wann nutze ich was?

Die Wahl zwischen Diktieren und Transkribieren hängt stark von Deiner Situation und Deinem Ziel ab:

• Diktieren: Ideal für schnelle, einzelne Notizen und Gedanken, wenn Deine Hände nicht frei sind oder Du nicht tippen möchtest. Es ist ein Echtzeit-Prozess und funktioniert auf einer Vielzahl von Geräten wie PC, iPad, Smartphone und sogar der Apple Watch (für kurze Notizen). Denk daran, es ist wie ein schneller Sprach-Sketch Deiner Gedanken.
• Transkribieren: Perfekt für die Dokumentation von längeren Audioinhalten wie Besprechungen, Interviews oder Vorträgen. Es ist ein Nachbearbeitungs-Prozess, der die Trennung von Sprechern ermöglicht und das einzigartige Feature der synchronisierten Freihandnotizen bietet. Stell Dir das wie ein vollständiges Protokoll einer aufgezeichneten Unterhaltung vor, das Du bei Bedarf mit Deinen handschriftlichen Notizen synchron wiedergeben kannst.

 

Beide Funktionen nutzen Spracherkennungstechnologie, um Gesprochenes in Text umzuwandeln. Sie sind unglaublich nützlich, um Zeit zu sparen.

 

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Wie nutzt Du die Diktier- oder Transkribierfunktion in OneNote? Hast Du Tipps oder Erfahrungen, die Du teilen möchtest, vielleicht sogar zur Nutzung auf Smartwatches oder in lauten Umgebungen? Lass es mich in den Kommentaren wissen! Deine Erfahrungen sind wertvoll für die Community.