Die ultimative Outlook-Produktivitätsstrategie

Outlook ist das bei unseren Kunden am meistgenutzten E-Mail-Programm – und doch schöpfen viele Nutzer nicht das volle Potenzial aus. Mit den richtigen Tricks und Strategien kannst du deine E-Mail-Flut besser bewältigen und Zeit sparen. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du mit Outlook täglich mindestens 30 Minuten einsparst.

 

1. Quicksteps für häufige Aktionen nutzen

Quicksteps sind eine der mächtigsten und gleichzeitig am wenisten genutzen Funktion in Outlook. Damit kannst du wiederkehrende Aufgaben mit einem Klick ausführen, zum Beispiel:

• E-Mails per Klick in bestimmte Ordner verschieben
• Standardantworten senden
• Aufgaben oder Termine erstellen

So richtest du Quicksteps ein:

• Öffne Outlook mit dem Tab „Start“.
• Wähle im Bereich „Quicksteps“ die Option „Neuer Quickstep“.
• Wähle eine Aktion aus (z. B. „In Ordner verschieben“ oder „Antwort senden“).
• Benenne den Quickstep und speichere ihn.

Wir arbeiten sehr intensiv mit Quicksteps und sparen bei jeder Aktion wertvolle Zeit. Wenn du mit MS Outlook wirklich Zeit sparen möchtest, kommst du an Quicksteps nicht vorbei.

 

2. Regeln einrichten, um dein Postfach automatisch zu organisieren

E-Mail-Regeln helfen dir, Ordnung in dein Postfach zu bringen, indem sie eingehende Mails automatisch in passende Ordner verschieben oder markieren.

 

Beispiel: E-Mails, in denen du in CC stehst automatisch in einen CC-Ordner verschieben.

• Gehe zu „Datei“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
• Klicke auf „Neue Regel“.
• Wähle „Nachrichten, die meinen Namen in CC enthält“.
• Lege im nächsten Schritt den Zielordner fest.
• Speichere die Regel – fertig!

Ab sofort werden automatisch alle CC-Mails in den entsprechenden Ordner verschoben.

 

3. Die besten Outlook-Tastenkürzel für mehr Tempo

 

Hier sind die für uns unverzichtbare Shortcuts:

• Strg + R → Auf eine E-Mail antworten
• Strg + Umschalt + M → Neue E-Mail erstellen
• Alt + Q → Schnellsuche öffnen
• Strg + 1/2/3 → Wechsel zwischen Mail, Kalender und Kontakten

Alleine schon diese Shortcuts sparen richtig Zeit. Wir arbeiten ständig damit.

 

Fazit: Dein neues Outlook-Setup spart dir jeden Tag Zeit!

Mit diesen Tricks bringst du dein Outlook-Management auf das nächste Level. Nutze Quicksteps, Regeln und Tastenkombinationen, um deine Arbeitszeit zu optimieren. Weniger E-Mail-Chaos bedeutet mehr Fokus auf deine eigentlichen Aufgaben!

 

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