Du nutzt Microsoft Outlook täglich, aber hast das Gefühl, noch nicht das volle Potenzial auszuschöpfen? Keine Sorge, du bist nicht allein! Viele Anwender kennen nur einen Bruchteil der nützlichen Funktionen. In diesem Artikel zeige ich dir geniale Tricks, mit denen du deine E-Mail-Verwaltung und Terminplanung auf ein neues Level hebst. Bist du bereit?
1. Mails nicht automatisch als gelesen markieren (Lesebereich)
Kennst du das? Du klickst schnell durch deinen Posteingang und plötzlich sind alle E-Mails im Lesebereich als gelesen markiert. Um wichtige Nachrichten nicht zu übersehen, kannst du diese Funktion ganz einfach deaktivieren:
- Klicke auf "Datei" > "Optionen" > "E-Mail"
- Wähle "Lesebereich"
- Entferne das Häkchen bei "Element als gelesen markieren wenn neue Auswahl erfolgt". So behältst du den Überblick, welche Mails du wirklich gelesen hast.
2. Der beste Shortcut für neue E-Mails
Statt umständlich durch Menüs zu klicken, kannst du blitzschnell eine neue Mail erstellen:
- Drücke einfach Strg + Umschalt + M
Dieser Shortcut funktioniert von überall in Outlook aus - egal ob du gerade im Posteingang oder Kalender bist.
3. Personen in E-Mails erwähnen
Mit @-Erwähnungen machst du Kollegen gezielt auf wichtige Infos aufmerksam:
- Tippe @ und den Namen in den E-Mail-Text
- Wähle den Kontakt aus der Liste und die Person wird automatisch als Empfänger hinzugefügt. So stellst du sicher, dass die richtigen Leute deine Nachricht lesen.
4. Betreff von empfangenen E-Mails ändern
Du möchtest den Betreff einer erhaltenen Mail anpassen? Kein Problem:
- Öffne die E-Mail in einem separaten Fenster (mit einem Doppelklick)
- Klicke in das Betreff-Feld und ändere den Text
- Schließe das Fenster und speichere die Änderungen
Praktisch, um z.B. Kundennummern oder To-Dos hinzuzufügen.
5. Textbausteine effektiv nutzen
Spare Zeit bei wiederkehrenden Formulierungen:
- Markiere den gewünschten Text mit der wiederkehrenden Formulierung
- "Einfügen" > "Schnellbausteine" > "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern"
- Vergib einen Namen
- Füge den Baustein künftig ein, indem du den Namen tippst und Enter drückst
6. E-Mails verzögert senden
Plane deine Kommunikation voraus:
- Verfasse die E-Mail wie gewohnt
- "Optionen" > "Übermittlung verzögern"
- Wähle Datum und Uhrzeit
- Klicke auf "Senden" - die Mail wird zum festgelegten Zeitpunkt verschickt
7. Die Suche effektiv nutzen
Finde genau die E-Mails, die du suchst:
- Nutze Suchoperatoren wie "von:" vor dem Suchbegriff
- Beispiel: "von:Microsoft" zeigt nur E-Mails von Microsoft-Absendern
Mit diesen 7 Tipps machst du einen großen Schritt zu mehr Produktivität in Outlook. Probiere sie aus und finde heraus, welche deinen Arbeitsalltag am meisten erleichtern. Hast du noch weitere Tricks auf Lager?
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